مدیران شرکتهای موفق پیش از خرید نرم افزار حسابداری به چه نکاتی توجه کنند؟
انتخاب نرم افزار حسابداری شرکتی بیش از آنکه به تعداد امکانات یا پایینبودن قیمت وابسته باشد، به هماهنگی آن با نحوه فعالیت شرکت مربوط است.
در هر شرکتی، بخشی از تصمیمهای روزانه به اطلاعات مالی وابسته است؛ از بررسی مانده حساب مشتریان و هزینهها گرفته تا کنترل دریافتها، پرداختها و وضعیت نقدینگی. هرچه این اطلاعات منظمتر ثبت شوند، مدیر تصویر دقیقتری از وضعیت مجموعه خواهد داشت. استفاده از نرم افزار حسابداری شرکتی کمک میکند اطلاعات مالی در یک سیستم مشخص ثبت و گزارشهای موردنیاز سادهتر تهیه شوند. بااینحال، انتخاب نرم افزار فقط به تعداد امکانات یا قیمت آن محدود نمیشود؛ برنامه باید با نوع فعالیت، حجم کار و ساختار شرکت هماهنگ باشد.
اگر این انتخاب بدون نیازسنجی انجام شود، ممکن است بعد از مدتی بخشی از کارها همچنان در اکسل یا فایلهای جانبی انجام شوند، بعضی گزارشها بهصورت دستی تهیه شوند یا کاربران برای انجام یک فرایند ساده چند مرحله اضافی طی کنند. به همین دلیل، مدیر بهتر است پیش از خرید مشخص کند چه اطلاعاتی باید در نرم افزار ثبت شوند، چند نفر با آن کار میکنند و چه گزارشهایی برای مدیریت شرکت اهمیت بیشتری دارند.
چرا انتخاب نرم افزار حسابداری برای شرکتها مهمتر از چیزی است که به نظر میرسد؟
نرم افزار حسابداری بهمرور تبدیل به محل اصلی نگهداری اطلاعات مالی شرکت میشود. حساب مشتریان، بدهی تأمینکنندگان، دریافتها، پرداختها، چکها، هزینهها و گزارشهای مالی در آن ثبت میشوند.
به همین دلیل، انتخاب برنامه حسابداری فقط یک خرید نرم افزاری نیست. اگر سیستم نتواند فرایندهای واقعی شرکت را پوشش دهد، کارکنان مجبور میشوند برای جبران محدودیت آن از ابزارهای جانبی استفاده کنند.
برای مثال، ممکن است فروش و دریافت مشتری در برنامه ثبت شوند، اما هزینه پروژهها در اکسل محاسبه شود. یک فایل دیگر برای حقوق کارکنان وجود داشته باشد و سررسید بعضی پرداختها نیز در تقویم شخصی حسابدار نگهداری شود.
در این حالت شرکت عملاً یک سیستم مالی واحد ندارد. هر بخش قسمتی از اطلاعات را در اختیار دارد و تهیه گزارش مدیریتی به جمعآوری دوباره دادهها وابسته میشود.
نرم افزار حسابداری شرکتی باید با نوع فعالیت مجموعه هماهنگ باشد
همه شرکتها ساختار مالی یکسانی ندارند. یک شرکت خدماتی ممکن است بیشتر با درآمد خدمات، هزینهها، قراردادها و حساب مشتریان سروکار داشته باشد. شرکت بازرگانی علاوه بر این موارد به خرید، فروش، موجودی و انبار نیز نیاز دارد.
حتی دو شرکت در یک حوزه ممکن است نیازهای متفاوتی داشته باشند. یک مجموعه کوچک شاید فقط یک حسابدار و چند ده فاکتور در ماه داشته باشد، اما شرکت بزرگتر چند کاربر، چند انبار و حجم بالاتری از تراکنشها را مدیریت کند.
بنابراین فهرست بلند امکانات به تنهایی نشانه مناسب بودن نرم افزار نیست. معیار اصلی این است که امکانات موردنیاز شرکت بدون ایجاد مراحل اضافی در دسترس باشند.
پیش از بررسی برنامه های حسابداری شرکتی بهتر است مدیر همراه با حسابدار، فرایندهای اصلی مجموعه را مشخص کند. خرید، فروش، دریافتوپرداخت، چکها، انبار، حقوق کارکنان، پروژهها و گزارشهای مدیریتی از بخشهایی هستند که ممکن است به سیستم حسابداری مرتبط باشند.
مدیر شرکت به چه گزارشهایی نیاز دارد؟
یک نرم افزار حسابداری شرکتی مناسب باید اطلاعات ثبتشده را به گزارشهای قابل فهم تبدیل کند. مدیر باید بتواند فروش، درآمد و هزینه، سود و زیان، وضعیت صندوق و بانک، بدهکاران و بستانکاران را بررسی کند.
برای شرکتهایی که کالا نیز دارند، گزارش موجودی و گردش انبار اهمیت پیدا میکند. در برخی مجموعهها نیز لازم است سود براساس کالا، مشتری یا فعالیت مشخص بررسی شود.
در نسخههای شرکتی محک، گزارشهایی مانند گردش اشخاص، صندوق، بانک، درآمد و هزینه، سود و زیان، ترازنامه، موجودی و کاردکس کالا ارائه میشوند. امکان تهیه گزارش سود براساس کالا یا اشخاص نیز در صفحه رسمی محصول معرفی شده است.
نکته مهم این است که گزارش باید برای تصمیمگیری استفاده شود. اگر مدیر برای فهمیدن وضعیت شرکت همچنان مجبور باشد اطلاعات نرم افزار را به اکسل منتقل و دوباره محاسبه کند، بخشی از هدف استفاده از سیستم حسابداری از بین میرود.
فروش بالا همیشه به معنی سود بالا نیست!
فروش بالا همیشه به این معنا نیست که شرکت از نظر نقدینگی در وضعیت مناسبی قرار دارد. ممکن است بخش قابل توجهی از فروش بهصورت اعتباری انجام شده باشد و مطالبات هنوز وصول نشده باشند، درحالی که هزینههایی مانند حقوق، اجاره، خرید کالا و بدهی تأمینکنندگان باید در موعد مشخص پرداخت شوند.
به همین دلیل، مدیریت دریافتها و پرداختها یکی از بخشهای مهم حسابداری شرکتی است. نرم افزار باید تصویری روشن از مبالغ دریافتشده، پرداختهای انجامشده، مانده حساب اشخاص، چکهای در جریان و سررسید تعهدات مالی ارائه دهد.
در نسخه شرکتی نرم افزار حسابداری محک، دریافت و پرداخت نقدی، تراکنشهای مرتبط با کارتخوان و حسابهای بانکی و همچنین چکهای دریافتی و پرداختی قابل ثبت و پیگیری هستند. امکان یادآوری سررسید چکها نیز کمک میکند موعد پرداختها و وصولها کمتر از کنترل خارج شود.
این اطلاعات به مدیر کمک میکنند میان «فروش ثبتشده» و «پول در دسترس شرکت» تفاوت قائل شود. در نتیجه، برنامهریزی برای پرداخت بدهیها، خریدهای بعدی و مدیریت جریان نقدی بر پایه اطلاعات دقیقتری انجام میشود.
قیمت نرم افزار حسابداری را براساس نیاز شرکت بسنجید
قیمت یکی از معیارهای مهم در انتخاب نرم افزار حسابداری است، اما بهتر است تنها معیار تصمیمگیری نباشد. یک نسخه ارزان اگر بخشی از نیازهای اصلی شرکت را پوشش ندهد، ممکن است بعداً هزینه بیشتری برای خرید امکانات تکمیلی، انجام کارهای دستی یا حتی تغییر نرم افزار ایجاد کند.
در مقابل، انتخاب نسخهای با امکانات گستردهتر نیز همیشه منطقی نیست. اگر شرکت به بخشی از قابلیتها نیازی نداشته باشد، عملاً برای امکاناتی هزینه میکند که در فعالیت روزانه استفاده نمیشوند.
به همین دلیل، پیش از مقایسه قیمت نرم افزار حسابداری شرکتی بهتر است نیازهای مجموعه مشخص شوند؛ از تعداد کاربران و حجم عملیات گرفته تا انبار، گزارشهای مالی و امکانات تکمیلی. بعد از این مرحله، مقایسه نسخهها و قیمت آنها معنی دقیقتری پیدا میکند.
نرم افزار حسابداری محک نیز نسخههای مختلفی برای شرکتها ارائه میکند و امکان دریافت دمو و مشاوره پیش از خرید را در اختیار متقاضیان قرار میدهد تا انتخاب نسخه براساس ساختار و نیاز واقعی مجموعه انجام شود.
در جلسه دمو چه چیزهایی از نرم افزار حسابداری شرکتی مهم هست که آزمایش شوند؟
دموی نرم افزار زمانی مفید است که فقط به معرفی منوها و امکانات محدود نشود. بهتر است چند فرایند واقعی شرکت در همان جلسه اجرا شود تا مشخص شود کار با سیستم در عمل تا چه اندازه با نیاز مجموعه هماهنگ است.
برای مثال، میتوان صدور یک فاکتور، ثبت دریافت مشتری، ورود یک چک، ثبت هزینه و تهیه گزارش حساب مشتری یا سود و زیان را آزمایش کرد. اگر شرکت با کالا و انبار سروکار دارد، ثبت ورود و خروج کالا و گزارش موجودی نیز بهتر است بررسی شود. در مجموعههای چندکاربره، نحوه تعریف سطح دسترسی برای واحدهای مختلف اهمیت بیشتری پیدا میکند.
حضور حسابدار یا فردی که قرار است بهطور روزانه با برنامه کار کند نیز میتواند انتخاب را دقیقتر کند. این افراد معمولاً جزئیاتی را بررسی میکنند که ممکن است در نگاه اولیه مدیر چندان مشخص نباشد.
نرم افزار حسابداری محک برای نرم افزار حسابداری شرکتی امکان دریافت دمو و مشاوره پیش از خرید را فراهم کرده است. در این مرحله میتوان نوع فعالیت شرکت، تعداد کاربران و فرایندهای اصلی مجموعه را بررسی کرد تا مشخص شود کدام نسخه و امکانات برای آن کسبوکار مناسبتر هستند.
جمعبندی؛ نرم افزار مناسب باید با ساختار شرکت هماهنگ باشد
انتخاب نرم افزار حسابداری شرکتی بیش از آنکه به تعداد امکانات یا پایینبودن قیمت وابسته باشد، به هماهنگی آن با نحوه فعالیت شرکت مربوط است. نوع کسبوکار، تعداد کاربران، حجم عملیات، مدیریت دریافتوپرداخت، انبار، گزارشهای مدیریتی و برنامه توسعه مجموعه، همگی باید پیش از خرید در نظر گرفته شوند.
بهتر است مدیر و حسابدار پیش از تصمیم نهایی، نرم افزار را با چند فرایند واقعی شرکت آزمایش کنند و در کنار امکانات مالی، موضوعاتی مانند آموزش، پشتیبانی، پشتیبانگیری و قابلیت توسعه را نیز بررسی کنند. چنین انتخابی احتمال استفاده از فایلها و ابزارهای جانبی را کمتر میکند و باعث میشود نرم افزار از ابتدا با ساختار مالی شرکت هماهنگی بیشتری داشته باشد.
