به گزارش سلام نو، گزارش ارائه فرمتی سازماندهی شده از داده‌ها است. در اکثر سیستم‌های مدیریت پایگاه داده گزارش‌نویسی برای طراحی و تولید گزارش است. معمولاً اطلاعات از یک یا چند فایل استخراج و در قالب مشخصی ارائه می‌شود. داده‌ها را می‌توان به صورت نمودارهای دایره‌ای، نمودارهای میله‌ای و سایر نمودارها قالب‌بندی کرد.
گزارش‌نویسی یک مهارت ضروری در بسیاری از رشته‌ها است. در بیشتر مواقع هم در دانشگاه و هم در محل کار به این مهارت نیاز خواهید داشت. هدف یک گزارش اطلاع‌رسانی و گاهی متقاعد کردن است. گزارش‌ها باید تا حد امکان واضح و مختصر، همراه با شواهدی در مورد یک موضوع، مشکل یا موقعیت نوشته شوند.
گزارش‌ها اسنادی هستند که به خوبی تحقیق، برنامه‌ریزی و سازماندهی شده‌اند و برای یک هدف نوشته می‌شوند. یک گزارش برای یک مخاطب خاص نوشته می‌شود. گزارش‌ها همیشه باید دقیق و عینی باشد. این یک سند مختصر مبتنی بر تحقیقات است که به طور معمول یک موقعیت را تجزیه و تحلیل می‌کند و گاهی اوقات توصیه‌هایی را نیز ارائه می‌دهد.
تمام حقایق و اطلاعات ارائه شده در گزارش شما نه تنها باید عاری از سوگیری باشد، بلکه باید ۱۰۰% درست باشد. اثبات خواندن و بررسی حقایق همیشه کاری است که شما به عنوان یک قانون قبل از ارسال گزارش انجام می‌دهید. گزارش‌ها با تحلیل فراوان نوشته می‌شوند. هدف از گزارش نویسی آگاه کردن خواننده در مورد یک موضوع، منهای نظر شخصی در مورد آن موضوع است. این به سادگی به معنی ایجاد تصویری از حقایق است، همانطور که هست. جزئیات دیگر در گزارش بستگی به این دارد که چرا گزارش را می‌نویسید و در وهله اول برای چه کسی آن را می‌نویسید. دانستن انگیزه مخاطبان برای درخواست آن گزارش بسیار مهم است زیرا مسیر واقعیات متمرکز بر گزارش شما را تعیین می‌کند.
با ارائه گزارش کامل و دقیق که متناسب با هدف شما می‌باشد می‌تواند ارزش کار شما را بالاتر ببرد. گزارش نویسی در بسیاری از موقعیت‌ها ضروری و موردنیاز است. برای کسب مهارت لازم در این زمینه می‌توانید از سایت فرادرس کمک بگیرید که با آموزش‌های متنوع و کاربردی در زمینه اصول و مبانی گزارش نویسی حرفه‌ای و همچین آموزش گزارش‌گیری در سیستم‌های مختلف و نحوه مدیریت داده‌ها مطالب بسیار مفیدی را ارائه می‌دهد.
• آموزش طراحی لوگو — کلیک کنید
انواع گزارش‌ها
بر اساس برخی ویژگی‌های خاص، یک گزارش می‌تواند نوع خاصی داشته باشد. چرا آنها را در انواع مختلف دسته‌بندی می‌کنیم؟ خب، بسته به هدف گزارش، همیشه بهتر است بدانیم کدام نوع برای آن مورد بهترین است. برای مثال، گزارش‌های غیررسمی در زمینه‌های رسمی اداری ممکن است مناسب نباشند. در آن صورت، حتی اگر گزارش شما در بهترین باشد، ساختار، قالب یا زبان می‌تواند برخلاف گزارش شما عمل کند. چیزهای کوچکی از این دست نباید مانع انتقال نظرتان شود و بنابراین به این دلایل و موارد دیگر، به توضیحاتی در مورد انواع گزارش موجود می‌پردازیم تا بتوانیم تصمیمات روشنی در مورد استفاده از آنها بگیریم.
گزارش‌های طولانی و کوتاه
این نوع گزارش‌ها همانطور که از نامش پیداست کاملاً واضح هستند. یک گزارش دو صفحه‌ای یا گزارشی که گاهی اوقات به عنوان یادداشت از آن یاد می‌شود کوتاه است و یک گزارش سی صفحه‌ای کاملاً طولانی است. اما چه چیزی باعث تقسیم‌بندی واضح گزارش‌های کوتاه یا طولانی می‌شود؟ توجه داشته باشید که گزارش‌های طولانی‌تر معمولاً به صورت رسمی نوشته می‌شوند.
گزارش‌های داخلی و خارجی
همانطور که از نام آن پیداست، یک گزارش داخلی در یک سازمان یا گروه خاصی از افراد باقی می‌ماند. در مورد تنظیمات اداری، گزارش‌های داخلی برای داخل سازمان است.
گزارش‌های خارجی مانند گزارش خبری در روزنامه در مورد یک حادثه یا گزارش سالانه شرکت‌ها برای توزیع خارج از سازمان تهیه می‌شوند. اینها را گزارش‌های عمومی می‌نامیم.
گزارش‌های عمودی و جانبی
این در مورد سلسله مراتب هدف نهایی گزارش‌ها است. اگر گزارش برای مدیریت باشد، معمولاً یک گزارش عمودی است. هر جا که جهت یادداشت‌ها رو به بالا یا پایین حرکت کند، آن را گزارش عمودی می‌نامیم. از سوی دیگر گزارش‌های جانبی به هماهنگی در سازمان کمک می‌کند. گزارشی که بین واحدهای هم سطح سازمانی رد و بدل می‌شود (به عنوان مثال، گزارشی در بین بخش‌های اداری و مالی) جانبی است.
گزارش‌های دوره‌ای
گزارش‌های دوره‌ای در تاریخ‌های منظم و از قبل برنامه‌ریزی شده ارسال می‌شوند. این گزارش‌ها در بیشتر موارد، به عنوان کنترل مدیریت عمل می‌کند. برخی، مانند گزارش‌های سالانه، عمودی نیستند، اما یک دستور دولتی هستند که ماهیت آن می‌تواند دوره‌ای باشد.
به همین دلیل است که گزارش‌های سالانه یا فصلی یا شش ماهه داریم. اگر گزارش‌ها به این اندازه زیاد باشند، منطقی است که ساختار این گزارش‌ها را از قبل تنظیم کنید و فقط داده‌ها را در هر دوره پر کنید. این دقیقاً همان چیزی است که در بیشتر موارد نیز اتفاق می افتد.
گزارش‌های رسمی و غیررسمی
گزارش‌های رسمی به دقت ساختار یافته‌اند. آنها بر عینیت و سازماندهی تمرکز می‌کنند، حاوی جزئیات عمیق‌تری هستند و نویسنده باید آنها را به سبکی بنویسد که عواملی مانند ضمایر شخصی را حذف کند.
گزارش‌های غیررسمی معمولاً پیام‌های کوتاهی هستند که به صورت آزاد و غیررسمی استفاده می‌شوند. ما به طور کلی گزارش یا یادداشت داخلی را به عنوان یک گزارش غیررسمی توصیف می‌کنیم. به عنوان مثال، گزارشی در میان همتایان خود، یا گزارشی برای گروه یا تیم کوچک خود و غیره.
گزارش‌های اطلاعاتی و تحلیلی
گزارش‌های اطلاعاتی مانند گزارش‌های حضور و غیاب، گزارش‌های بودجه سالانه، گزارش‌های مالی ماهانه و مواردی از این قبیل، اطلاعات عینی را از یک منطقه از یک سازمان به یک سیستم بزرگ‌تر منتقل می‌کنند.
گزارش‌های تحلیلی همچون تحقیقات علمی، گزارش‌های امکان سنجی و ارزیابی کارکنان، تلاش‌هایی را برای حل مشکلات واقعی نشان می‌دهد. برای این گزارش‌های تحلیلی معمولاً در پایان به پیشنهاداتی نیاز است.
گزارش‌های پیشنهادی
این نوع گزارش‌ها مانند بسط گزارش‌های تحلیلی یا حل مسئله هستند. پروپوزال سندی است که فرد آماده می‌کند تا توضیح دهد که چگونه یک سازمان می‌تواند راه حلی برای مشکلی که با آن مواجه است ارائه دهد. معمولاً همیشه نیاز به تهیه گزارش در راه‌اندازی کسب و کار وجود دارد. هدف نهایی معمولاً بسیار راه حل محور است. اینگونه گزارش‌ها را گزارش‌های پیشنهادی می‌نامیم.
گزارش‌های عملکردی
این نوع گزارش‌ها شامل گزارش‌های بازاریابی، گزارش‌های مالی، گزارش‌های حسابداری و طیفی از گزارش‌های دیگر است که به طور خاص عملکردی را ارائه می‌کنند. به طور کلی، می‌توانیم تقریباً همه گزارش‌ها را در اکثر این دسته‌ها قرار دهیم. علاوه بر این، می‌توانیم یک گزارش واحد را در چندین دسته مختلف از گزارش قرار دهیم.
• آموزش بازاریابی شبکه‌های اجتماعی — کلیک کنید
انواع مختلف گزارش‌های تجاری
گزارش‌ها بخش مهمی از هر سازمان تجاری هستند. کسب و کارها بر پیشرفت خود نظارت می‌کنند و بر اساس این گزارش‌ها تصمیمات حیاتی می‌گیرند.
در گزارش‌های کسب و کار، شما یک موقعیت را تجزیه و تحلیل می‌کنید، موفقیت یا مشکلات را ارزیابی می‌کنید و پیشنهاداتی برای رفع مشکلات ارائه می‌دهید. یک گزارش تجاری شامل حقایق و ارقام است و برای یک مشکل نه تنها یک راه حل وجود دارد بلکه معمولاً راه حل‌های زیادی با هزینه و مزایای خاص خود وجود دارد. بنابراین، شما می‌توانید در رأس امور تجاری خود قرار بگیرید، چه در حال رسیدن به اهداف خود باشید و چه هنوز به اهداف مورد نظر خود نرسیده باشید و برای رسیدن به آنها برنامه‌ریزی کنید.
علاوه بر این، یک گزارش تجاری رسمی برای یک مخاطب خاص نوشته می‌شود. این شخص خاص می‌تواند مدیر عامل یا رئیس سازمان باشد. علاوه بر این، گزارش‌های غیررسمی برای استفاده داخلی و اعضای کارکنان است. انواع مختلفی از گزارش های تجاری وجود دارد. برخی از آنها گزارش‌های رسمی و برخی غیررسمی هستند. نمونه‌های گزارش تجاری شامل گزارش‌های تحلیلی، گزارش‌های اطلاعاتی، گزارش‌های موجودی، گزارش‌های بازاریابی، گزارش‌های قانونی، گزارش‌های غیرقانونی، گزارش‌های سالانه و گزارش‌های عمومی یا محرمانه است.
-
گزارش‌های قانونی
گزارش‌های قانونی گزارش‌های اجباری هستند و شرکت‌ها طبق قانون موظفند اطلاعات مالی را به سازمان‌های دولتی خاص ارائه کنند. گزارش‌های قانونی باید بر اساس ساختار و قوانینی که قبلاً برای این نوع گزارش‌ها تعریف شده است تهیه شود.
-
گزارش‌های غیر قانونی
ارائه گزارش‌های غیر قانونی طبق قانون الزامی نیست. اینها نیز گزارش‌های رسمی هستند که برای استفاده اداری و ارائه به افراد بالاتر استفاده می‌شوند.
-
گزارش‌های عمومی یا محرمانه
گزارش‌های تجاری می‌توانند عمومی یا محرمانه باشند. یک گزارش کلی برای داخل سازمان یا برای مطبوعات یا عمومی است. گزارش محرمانه برای بسیاری از افراد قابل دسترسی نیست و برای برخی از چهره‌های مهم سازمان محفوظ است.
-
گزارش سالانه
گزارش سالانه همانطور که از نام آن پیداست، گزارش‌هایی هستند که به صورت سالیانه ارائه می‌شوند. این گزارش‌ها بر اساس داده‌های سالانه، فروش و سود است. گزارش سالانه در پایان هر سال برای تصمیم گیرندگان ارائه می‌شود تا بر اساس آن مطالعه و برنامه‌ریزی کنند.
-
گزارش‌های غیررسمی
گزارش غیررسمی کوتاهتر است و تقریباً در یک تا ده صفحه نوشته می‌شود. این نوع گزارش‌ها به سبک طبیعی و معمولی هستند و نیاز به برنامه‌ریزی زیادی ندارند. گزارش‌های غیررسمی عمدتاً داخلی هستند و برای گزارش در داخل یک سازمان تجاری استفاده می‌شوند. نمونه‌های گزارش‌های غیررسمی شامل یادداشت و نامه است.
انواع گزارش های رسمی
گزارش رسمی طولانی‌تر است و نیاز به تحقیق عمیق دارد. به طور معمول این نوع گزارش برای مخاطبان تصمیم گیرنده یا سازمان دیگری نوشته می‌شود. یک گزارش رسمی پس از برنامه‌ریزی دقیق و جمع‌آوری داده‌ها نوشته می‌شود. علاوه بر این، گزارش‌ها با شیوه نگارش غیرشخصی نوشته می‌شوند.
-
گزارش‌های اطلاعاتی
گزارش‌های اطلاعاتی اطلاعات، حقایق و داده‌ها را بدون ارزیابی و توصیه و بدون نتیجه‌گیری ارائه می‌دهند. گزارش‌های اطلاعاتی می‌توانند رسمی یا غیررسمی باشند و نمونه‌های گزارش شامل صورتجلسه، گزارش هزینه‌ها و گزارش‌های پیشرفت است.
-
گزارش‌های تحلیلی
گزارش تحلیلی همان اطلاعات را ارائه می‌دهد، اما همچنین شامل تجزیه و تحلیل مشکلات و ارائه راه حل‌های امکانپذیر نیز می‌شود. گزارش‌های تحلیلی همچنین می‌توانند رسمی یا غیررسمی باشند و نمونه‌های آن شامل گزارش‌های سالانه، گزارش‌های حسابرسی، گزارش امکان‌سنجی و گزارش توجیهی است.
انواع مختلف گزارش‌های فنی
در گزارش‌های فنی اطلاعات فنی منتقل می‌شوند و روند و پیشرفت را توضیح می‌دهند. علاوه بر این، می‌تواند نتیجه تحقیقات علمی و فناوری باشد. انواع گزارش‌های فنی شامل گزارش امکان‌سنجی، طرح‌های تجاری، گزارش‌های تحقیقاتی و تحقیقات علمی می‌باشند.
فرمت گزارش نویسی
گزارش نویسی یک سبک رسمی از نوشتن دقیق در مورد یک موضوع است. لحن و فرمت گزارش و گزارش نویسی در بیشتر مواقع رسمی است. مخاطبان هدف، بخش مهمی است که برای ارائه گزارش باید به آن توجه شود.
اگر به نوشتن و به گزارش نویسی تحقیقات علمی علاقمندید و یا درباره آن کنجکاو هستید، مقاله زیر را مطالعه نمایید.
• مجموعه آموزش نگارش مقاله، پایان نامه و نشریه علمی — کلیک کنید
-
خلاصه ارائه شده توسط مجری
نکات اصلی گزارش، مانند موضوع گزارش، داده‌های به دست آمده، روش‌های تجزیه و تحلیل داده‌ها و توصیه‌های مبتنی بر داده‌ها به طور خلاصه بیان می‌شوند. بسته به طول گزارش کامل، خلاصه می‌تواند به کوتاهی یک پاراگراف یا پنج صفحه باشد.
معمولاً، گیرنده گزارش همیشه زمان لازم برای خواندن کل گزارش را ندارد. این خلاصه، توضیحات مختصری از نکات مهم را در اختیار خواننده قرار می‌دهد. به یاد داشته باشید که اگرچه این خلاصه به عنوان صفحه اول پیوست شده است، اما همیشه چشم‌اندازی را برای کل گزارش ارائه می‌دهد، به این معنی که نویسنده، همیشه باید آن را در پایان وارد کند.
مهمتر از همه، خلاصه باید شامل موارد زیر باشد:
- هدف گزارش
- آنچه انجام دادید (تجزیه و تحلیل) و آنچه بدست آوردید (نتایج)
- توصیه‌های شما؛ این توصیه‌ها باید کوتاه باشند و از یک صفحه فراتر نروند
-
فهرست مطالب
گزارش باید با فهرست مطالب آغاز شود. این قسمت مخاطب، نویسنده و هدف اصلی گزارش پیوست را توضیح می‌دهد. توضیحات باید کوتاه و دقیق باشند.
-
مقدمه
این بخش آغاز گزارش شماست. موضوعات اصلی پوشش داده شده را برجسته می‌کند و اطلاعات پس زمینه‌ای را در مورد چرایی جمع‌آوری داده‌های گزارش ارائه می‌دهد. همچنین حاوی نمای کلی از آنچه در گزارش پوشش داده شده است، می‌باشد.
-
بدنه اصلی
بدنه گزارش مشکل را توصیف می‌کند، داده‌هایی که جمع‌آوری شده است، گاهی اوقات به صورت جدول یا نمودار، را بیان می‌کند و با دلایل در مورد آنها بحث می‌کند. بدنه معمولاً به بخش‌های فرعی تقسیم می‌شود، با عناوین فرعی که تفکیک بیشتر یک موضوع را برجسته می‌کنند. قالب گزارش نویسی در مورد عناوین و زیرعنوان‌ها واضح و خاص است. این کار وضوح درک را برای خوانندگان ایجاد می‌کند و جریان منطقی را که دنبال کردن آن ممکن است سخت باشد، شفاف‌تر می‌کند.
-
نتیجه‌گیری
نتیجه‌گیری توضیح می‌دهد که چگونه داده‌های توصیف شده در متن سند ممکن است تفسیر شوند یا چه نتایجی ممکن است به دست آید. نتیجه‌گیری اغلب نشان می‌دهد که چگونه از داده‌ها برای بهبود بخشی از کسب و کار استفاده شود یا تحقیقات بیشتری را توصیه می‌کند. سپس این راه حل ممکن است برای حل مشکل معینی که گزارش در وهله اول برای آن تهیه شده است، اجرا شود.
-
ارجاعات
اگر از منابع اطلاعاتی دیگری برای کمک به نوشتن گزارش خود استفاده کردید، آن را در بخش منابع ذکر کنید. بخش مراجع فهرستی از منابع مورد استفاده برای تحقیق یا جمع‌آوری داده‌های گزارش است. مراجع اثباتی برای نکات ارائه شده می‌باشند. همچنین، این استدلال محکمی را برای خوانندگان فراهم می‌کند تا آنها بتوانند منابع داده اصلی را بررسی کنند.
-
ضمیمه
در نهایت، ضمیمه‌ها ارائه می‌شوند. اضافه کردن این بخش ضروری نیست. ضمیمه ممکن است شامل اطلاعات فنی اضافی باشد که برای توضیح بیشتر در مورد موضوعات ارائه شده در متن استفاده شود.
توجه به هدف گزارش و انتخاب مناسب نوع گزارش و همچنین داشتن اطلاعات کافی از نحوه نوشتن گزارش به شما کمک می‌کند تا داده‌ها را به صورت بهتری ارائه کنید و بتوانید برای تصمیم‌گیری‌های آینده برنامه‌ریزی داشته باشید. سایت فرادرس با تدریس اساتید برجسته شما را در این امر یاری می‌کنند و تمام نکات و اصول مربوط به نوشتن گزارش را به شما می‌آموزند.
نظر شما