ویژگی ها و کاربرد نرم افزار حسابداری متنوع است و این نرم افزارها کمک زیادی به حسابدارها برای بررسی امور مالی شرکت‌ها می‌کنند. هر حسابدار وظیفه دارد که در بازه‌های زمانی مختلف، گزارش‌های مالی دقیقی از شرکت و سازمان را به مدیران و مراجع ذیربط ارائه کند. از این رو کوچکترین خطا در گزارش‌ها، مشکلات فراوانی در پی دارد.
به همین دلیل بیشتر شرکت‌ها برای حسابداران خود از ابزارهای مختلف کمک می‌گیرند که یکی از بهترین آن‌ها نرم افزار حسابداری است. این نرم افزارها جلوی خطاهای انسانی را گرفته و گزارش‌ها را به شکلی دقیق، کامل و بدون هیچگونه نقص تهیه و تنظیم خواهند کرد. در ادامه قصد داریم درمورد مهمترین ویژگی های نرم افزار حسابداری صحبت کنیم، همراه ما باشید.
نرم افزار حسابداری چیست و چه مزیت‌هایی دارد؟
با پیشرفت کسب و کارها، همواره نیازهای جدید و پیچیده‌تری پیش روی حسابداران قرار می‌گیرد که رسیدگی به آن‌ها بدون استفاده از تکنولوژی و ابزارهای به روز غیر ممکن است. هر کسب و کار با کمی پیشرفت، نیاز مبرم به نرم افزارهای حسابداری پیدا کرده و به دلیل قوانین مالیاتی سفت و سخت تنظیم شده و امور مالی پیچیده باعث می‌شود ابزارهای قدیمی به کار نیایند.
نرم افزارهای حسابداری بر اساس قوانین حسابرسی تهیه شده و نقش دستیار مالی حسابداران را بازی می‌کنند. کافیست داده‌ها و اطلاعات مالی توسط حسابدار وارد این نرم افزارها شود تا با انجام پردازش‌های مختلف روی آن‌ها، گزارش‌های مالی دقیق و کاملی ایجاد کنند.
لازم به ذکر است که کاربرد نرم افزار حسابداری بسته به نیاز کسب و کارها متفاوت بوده و در پردازش اطلاعات و پیش بردن امور مالی شرکت‌ها به صورت کاملا سیستمی و دقیق به حسابدارها کمک می‌کند.
نگاهی به دنیای نرم افزار: بررسی کاربرد نرم افزار حسابداری
استفاده از برنامه حسابداری دیگر یک انتخاب نیست و برای همه مشاغل ضرورت دارد. همه کسب و کارها موظف هستند تا گزارش‌های مالی دقیق به مراجع مختلف مثل سازمان امور مالیاتی کشور ارائه دهند و این کار فقط از عهده نرم افزارها بر می‌آید.
هم اکنون که به خوبی با این نرم افزارها آشنا شدید، بهتر است که از کاربرد نرم افزار حسابداری نیز آگاه شوید.
ارائه گزارش‌های دقیق به سازمان‌های نظارتی
اولین مورد در بررسی کاربرد نرم افزار حسابداری، ارائه گزارش‌های دقیق به سازمان‌های نظارتی است.
سازمان‌های نظارتی مثل امور مالیاتی کشور یا بیمه دیگر روش‌های قدیمی ارائه گزارش‌های مالی را قبول ندارند و از همین رو کسب و کارها موظف هستند از روش‌های جدیدی مثل نرم افزار حسابداری استفاده کنند.
این سازمان‌ها نیز در بازه‌های زمانی مختلف نرم افزارهای مورد تاییدشان را اعلام می‌کنند تا کسب و کارها با تهیه آن‌ها گزارش‌های خود را کامل نمایند.
از بین بردن خطاهای انسانی
در گذشته امکان بروز مشکلات و خطاهای انسانی در تهیه گزارش‌های مالی وجود داشت اما هم اکنون با وجود نرم افزارهای حسابداری، بیشتر این مشکلات برطرف شده و گزارش‌ها کاملا بی‌نقص تهیه می‌شوند.
کوچکترین خطای انسانی مثل جابه‌جایی اعداد در محاسبه امور مالی می‌تواند تبعات سنگینی برای کسب و کارها داشته باشد، به همین دلیل تهیه برنامه‌های حسابرسی از الزامات داشتن یک کسب و کار موفق و بدون اشتباه است.
سرعت دهی به فرایند حسابرسی
اگر به شیوه گذشته حسابرسی‌های شرکت‌ها یا سازمان‌ها توسط حسابدار انجام شود، نیاز به صرف ساعت‌ها وقت است؛ در صورتی که با نرم افزار حسابرسی در کمترین زمان می‌توان امور مالی شرکت‌ها را انجام داد. نرم افزارهای حسابداری راهکارهای سیستمی و جدید ارائه داده‌اند که بر اساس آن‌ها زمان کمتری اتلاف می‌شود و حسابدار می‌تواند زمان اضافه را صرف کارهای مهم‌تر برای شرکت کند.
طبقه بندی سیستمی اطلاعات
با رشد شرکت، فرآیند امور مالی آن هم پیچیده‌تر می‌شود و حجم کاغذهای حسابرسی روزبه‌روز بیشتر می‌شوند. در این زمان شما باید مدت‌ها زمان‌تان را صرف پیدا کردن اطلاعات نمایید در صورتی که نرم افزارهای حسابداری تمام اطلاعات را به صورت طبقه‌بندی شده بایگانی کرده و امکان دسترسی سیستمی و سریع را به کاربران می‌دهد. در این نرم افزارها تنها با یک کلیک می‌توانید اطلاعات حتی چندین سال پیش را هم ببینید.
با این کاربرد نرم افزار حسابداری مدیران شرکت می‌توانند نظارت بهتری روی عملکرد مالی مجموعه‌شان داشته و از روند پیشرفت یا حتی پسرفت شرکت‌شان اطلاعات خوبی به دست بیاورند.
افزایش امنیت اطلاعات
حسابداری به سبک گذشته مشکلات دیگری هم در پی دارد، مثلا تصور کنید یک حادثه ناگوار رخ می‌دهد و تمام اسناد و پوشه‌های امور مالی شرکت از بین می‌روند. در چنین حالتی دیگر هیچ امیدی به بازیابی اطلاعات نیست و شرکت تمام داده‌های مالی خود را از دست می‌دهد. اما یکی از کاربردها و ویژگی های نرم افزارهای حسابداری این است که چنین مشکلاتی را برطرف کرده‌اند و حتی اطلاعات را در چندین سرور ابری ذخیره می‌کنند تا اگر هم مشکلی ایجاد شد، حسابدار بتواند اطلاعات را دوباره بازیابی نماید.
بروزرسانی‌های مداوم
اگر بخواهید طبق روش‌های حسابداری سنتی پیش بروید، هیچ امیدی به بهبود روند فعالیت حسابرسی‌های شرکت نیست و همواره باید طبق یک روند خسته‌کننده و طاقت‌فرسا پیش بروید. اما نرم افزارهای حسابداری دائما بروزرسانی می‌شوند و نه تنها روند حسابداری را برای حسابرس ساده‌تر می‌کنند بلکه با قوانین جدید حسابداری کشور هم هماهنگ شده و در تهیه گزارش‌های دقیق‌تر کمک بیشتری به حسابرس خواهند کرد.
هماهنگی با کسب و کارها و مشاغل
در گذشته همه کسب و کارها مجبور بودند از همان روش دستی و کاغذی برای کسب و کارها با توجه به نوع فعالیت‌شان استفاده کنند که این قطعا انرژی و زمان زیادی را از حسابدار می‌گرفت. اما حالا شرکت‌های برنامه‌نویسی برنامه‌های حسابداری مختلفی را با توجه به نوع کسب و کارها تهیه می‌کنند. در واقع این شرکت‌ها نیازهای مشاغل را می‌سنجند و بر اساس آن‌ها شروع به کدنویسی یک نرم افزار خواهند کرد تا حجم کار کمتری روی دوش حسابدار باشد.
به عنوان مثال همیشه مدیریت هزینه‌ها در یک رستوران برای فعالان این صنف با چالش‌های بسیار زیادی همراه است. محاسبه هزینه خرید مواد اولیه رستوران به صورت روزانه و ماهانه، کنترل میزان فروش، ارزیابی سود فروش، صدور فاکتور و… از جمله این چالش‌ها است. نرم افزار حسابداری رستوران محک ابزاری حرفه ای برای مدریت این امور است که با داشتن امکانات پیشرفته و پشتیبانی سریع، بستر مطمئنی را برای مدیریت امور مالی و حسابداری رستوران‌ها فراهم کرده است.
امکان ارائه اطلاعات در فرمت‌های مختلف و هماهنگی با دیگر نرم افزارها
نرم افزارهای حسابداری اطلاعات را در فرمت‌های مختلف مثل word، Excel و ... در اختیار حسابداران می‌گذارند و کار آن‌ها را در ارائه اطلاعات راحت‌تر می‌کنند. همچنین بیشتر برنامه‌های حسابداری قابلیت هماهنگی با نرم افزارهای مخصوص کسب و کارها را دارند تا از داده‌ها و اطلاعات آن‌ها استفاده نمایند.
نرم افزارهای حسابداری، ابزار رشد و پیشرفت شرکت ها
در این مطلب به طور کامل در مورد کاربردها و ویژگی های نرم افزارهای حسابداری صحبت کردیم و حالا شما از اهمیت این نرم افزارها در کسب و کارتان مطلع هستید. برنامه‌های حسابرسی حالا جزو جدانشدنی کسب و کارها هستند؛ اگر مدیریت یک مجموعه یا سازمان را بر عهده دارید، پیشنهاد ما خرید نرم افزار حسابداری و استفاده از این نرم افزارها برای مدیریت هرچه بهتر امور مالی‌تان می‌باشد.
نظر شما