حوزه‌های دانش مدیریت پروژه | با دانش مدیریت پروژه و ابعاد آن آشنا شویم

آشنایی با حوزه‌های دانش PMBOK ۱۰ و گروه‌های فرآیندی PMBOK ۵، تفاوت آنها و نحوه پیاده‌سازی آنها به مدیران پروژه کمک می‌کند تا:

- بخش‌های پروژه را در یک ساختار منطقی با مراحل پیشرو سازماندهی کنند؛

- فرآیندهای کسب و کار را به هر مرحله پیوند دهند؛

- ابزارها، منابع، ورودی‌های فردی و جمعی، تکنیک‌ها، ضرب‌الاجل‌ها و تحویل‌های مورد انتظار را به هر روش اختصاص دهند.

چند حوزه دانش اصلی مدیریت پروژه وجود دارد. این حوزه‌های دانش توسط اکثر مدیران پروژه در جهان شناخته شده و پذیرفته شده است. همه اینها به این دلیل است که توسط مؤسسه مدیریت پروژه (Project Management Institute)، انجمن پیشرو در جهان، در راهنمای PMBOK خود، که یکی از اسناد تأثیرگذار در زمینه مدیریت پروژه است، تعیین و به تفصیل شرح داده شدند.

PMBOK مخفف Project Management Body of Knowledge است. این راهنما مجموعه استاندارد شده‌ای از تعاریف و اصطلاحات، قوانین و دستورالعمل‌ها است که توسط مؤسسه مدیریت پروژه سیستم‌بندی و نوشته شده است.

هر یک از حوزه‌های دانش PMBOK بخش‌های مختلفی از یک پروژه را پوشش می‌دهد و چندین فرآیند مدیریت پروژه را شامل می‌شود. آنها الزامات، ابزارها، تکنیک‌ها و نتایج فرآیندها را برای هر فرآیند ارائه شده در یک پروژه تعیین می‌کنند.

برای موفقیت در یک پروژه و رسیدن به نتایج مطلوب در پایان پروژه دانش کافی در بخش‌های مختلف مدیریت آن نقشی اساسی دارد. سایت فرادرس با ارائه آموزش‌های مفید و کاربردی در حوزه‌های مختلف مدیریت همچون آموزش مبانی مدیریت پروژه، آموزش کنترل پروژه، آموزش مدیریت ریسک پروژه و بسیاری آموزش‌های دیگر به شما در پیشبرد اهدافتان یاری می‌رسانید.

در ادامه کمی عمیق‌تر به حوزه‌های دانش PMBOK می‌پردازیم.

• آموزش تئوری‌های سازمان و مدیریت — کلیک کنید

مدیریت یکپارچه سازی پروژه‌ها

این حوزه تمام فعالیت‌های PM را از شروع پروژه تا اتمام آن پوشش می‌دهد و به پیوند دادن فرآیندها و وظایف به یکدیگر کمک می‌کند. این امر یک چرخه عمر پروژه واحد و منسجم ایجاد می‌کند.

مدیریت یکپارچه سازی پروژه چه مواردی را پوشش می‌دهد؟

۱· توسعه منشور پروژه برای شروع پروژه و تعریف ذینفعان پروژه.

۲· توسعه برنامه مدیریت پروژه، نحوه مدیریت پروژه برای به دست آوردن نتایج را تشریح می‌کند.

۳· هدایت و مدیریت کار پروژه بر تولید و انتشار محصولات تحویلی پروژه متمرکز است.

۴· مدیریت دانش پروژه در مورد کسب دانش و اشتراک گذاری است. اگر تیم شما در تیم‌های بین‌المللی یا چند کاره کار می‌کند، این مورد بسیار مهم است. به این ترتیب اعضای تیم دانش ایجاد می‌کنند و با همکاران خود به اشتراک می‌گذارند و کیفیت پروژه را بهبود می‌بخشند. مدیریت دانش پروژه این اطمینان را حاصل می‌کند که بدون فراتر رفتن از بودجه تخصیص یافته، پروژه به موقع تمام می‌شود.

۵· نظارت و کنترل کار پروژه که شامل نظارت بر عملکرد پروژه، برآورد نتایج به دست آمده، شناسایی چالش‌های احتمالی پروژه و تغییرات است.

۶· در عملکرد کنترل تغییر یکپارچه اگر پروژه شما نیاز به تغییر بخش‌های اجرایی مانند حامی پروژه یا بررسی اسناد پروژه داشته باشد، آنگاه شامل وظایف کنترل تغییر یکپارچه می‌شود.

۷· خاتمه پروژه یا فاز شامل وظایف یا اهدافی است که برای اتمام پروژه یا مراحل آن لازم است.

مدیریت محدوده پروژه

مدیریت محدوده پروژه محدوده کاری را که باید در طول پروژه تکمیل شود را تعریف می‌کند. این امر ضروری است زیرا محدودیت‌هایی را برای میزان کاری که می‌تواند در یک پروژه گنجانده شود تعیین می‌کند. این کار از اضافه شدن کارهای غیرمجاز یا غیر ضروری جلوگیری می‌کند. همچنین، به جلوگیری از فراتر رفتن از حد بودجه کمک می‌کند.

مدیریت محدوده پروژه شامل چه فرآیندهایی می شود؟

۱· برنامه‌ریزی مدیریت محدوده شامل ایجاد برنامه مدیریت محدوده است. این موضوع معمولاً در برنامه مدیریت پروژه گنجانده شده است.

۲· مجموعه نیازمندی‌ها شامل جمع‌آوری نیازمندی‌های دقیق برای تعریف ویژگی‌های قابل تحویل و الزامات ذینفعان پروژه برای فرآیند مدیریت پروژه است.

۳· تعریف محدوده در مورد تهیه شرح مفصلی از محدوده پروژه است. این امر به کشف خطرات پنهان و سایر مسائل کمک می‌کند. محدوده پروژه باید به تدریج ایجاد شود و با هر تکرار دقیق‌تر شود.

۴· ایجاد WBS. WBS مخفف عبارت Work Breakdown Structure است. این شامل تفکیک گرافیکی پروژه شما به اجزا است. این مؤلفه‌ها نشان دهنده محدوده کار است که به صورت سلسله مراتبی مرتب شده‌اند.

۵· اعتبار محدوده در مورد تأیید و پذیرش محصولات تحویلی پروژه منتشر شده توسط ذینفعان پروژه است.

۶· کنترل محدوده عبارت است از بازنگری در بیانیه‌های محدوده برای اطمینان از اینکه کار پروژه مطابق با الزامات تعیین شده تکمیل شده است.

مدیریت برنامه زمانبندی پروژه

مدیریت برنامه‌ریزی پروژه یکی از پیچیده‌ترین حوزه‌ها در میان تمام حوزه‌های دانش است. نیاز به آماده سازی زیادی دارد. یک مدیر پروژه باید ابتدا وظایف پروژه را تعریف کند و بعد از آن یک برنامه زمانی ایجاد کند که در آن تاریخ شروع و پایان را مشخص کند. علاوه بر این، برنامه و جدول زمانی پروژه اغلب تغییر می‌کند. به همین دلیل است که یک برنامه مدیریت پروژه نیاز به بازنگری مکرر و تأیید ذینفعان دارد.

مدیریت زمانبندی پروژه شامل چه مواردی است؟

۱· برنامه‌ریزی مدیریت برنامه. این فعالیت به این معنی است که شما در طرح مدیریت برنامه زمانی خود، برای کارمندی که مسئولیت اجرای آن را بر عهده دارد، فهرستی تهیه می‌کنید که چقدر برنامه باید سختگیرانه باشد و تحت چه شرایطی می‌توانید آن را تغییر دهید.

۲· تعریف فعالیت‌ها یک پروژه را به وظایف جداگانه تقسیم می‌کند. اساساً این فعالیت با ایجاد WBS مطابقت دارد.

۳· توالی فعالیت‌ها در مورد ترتیب وظایف در یک جدول زمانی است. این جایی است که باید زمان‌های پایان تا شروع (FS)، پایان تا پایان (FF)، شروع تا شروع (SS)، و شروع تا پایان (SF) را اختصاص دهید.

۴· تخمین مدت زمان فعالیت با مرحله قبلی همپوشانی دارد. در این مرحله باید مدت زمان هر کار را مشخص کنید.

۵· مرحله توسعه زمانبندی، نموداری با یک مسیر بحرانی ایجاد می‌کند. این طولانی‌ترین مسیر بین نقاط شروع و پایان است، یک نمودار میله‌ای گرافیکی با فعالیت‌هایی است که تاریخ شروع اولیه آنها و میزان استفاده از منابع اختصاص داده شده به هر فعالیت را در بردارد. این بدان معناست که شما منابع خود را به طور مؤثر تخصیص می‌دهید.

۶· کنترل برنامه زمانبندی، ارزیابی پیشرفت پروژه بر اساس برنامه زمانبندی است. در این مرحله می‌توانید تعیین کنید که پروژه پیش می‌رود یا تأخیر دارد.

مدیریت هزینه پروژه

این حوزه دانش تکنیک‌های برآورد مؤثری را ارائه می‌کند که به تعریف مبالغی که باید برای پروژه خود خرج کنید کمک می‌کند. با انجام این کار، اطمینان حاصل می‌کنید که صاحبان پروژه و ذینفعان از مبالغی که باید برای توسعه محصول صرف کنند، راضی می‌مانند.

مدیریت هزینه پروژه شامل چه مواردی می‌شود؟

· برنامه‌ریزی مدیریت هزینه ایجاد برنامه‌ای است که رویه‌ها و روش‌های برآورد بودجه پروژه را تعیین می‌کند. این مورد شامل برنامه‌ریزی، مدیریت، و کنترل هزینه‌های پروژه است.

· برآورد هزینه‌ها شامل فرآیندهای برآورد هزینه است. در این بخش شما تخمین هزینه‌های نیروی کار، مواد و تجهیزات مورد نیاز را درج می‌کنید.

· کنترل هزینه‌ها شامل تجزیه و تحلیل چگونگی هزینه کردن بودجه پروژه و وضعیت آن در یک زمان مشخص است.

مدیریت کیفیت پروژه

مدیریت کیفیت پروژه به شدت به حوزه‌های دانش زمان پروژه و هزینه پروژه بستگی دارد. هر چه زمان و بودجه بیشتر باشد، کیفیت بهتری دارد. بنابراین، سطح کیفیت قابل تحویل باید در مرحله برنامه‌ریزی پروژه تعریف شود و مدیر پروژه باید آن را در برنامه مدیریت کلی پروژه مشخص کند.

مدیریت کیفیت پروژه شامل چه مواردی است؟

۱· برنامه‌ریزی مدیریت کیفیت. این فرآیند شامل ایجاد یک سند جداگانه است که شامل مشخصاتی است که کیفیت محصولات تحویلی را تعریف می‌کند.

۲· مدیریت کیفیت متضمن کیفیت محصولات قابل تحویل است. این بخش باید به طور منظم بررسی و تأیید شود.

۳· کنترل کیفیت به این معنی است که سطح کیفیت با الزامات کیفیت مطابقت دارد.

مدیریت منابع پروژه

مدیریت منابع پروژه شامل افراد، تجهیزات، امکانات و سایر موارد برای اطمینان از انجام موفقیت‌آمیز پروژه است. با این حال، تجهیزات و بودجه نقش اساسی در عملکرد پروژه دارند. تیم پروژه عامل کلیدی است که اغلب زمان و هزینه صرف شده برای پروژه را تعیین می‌کند و بر سطح کیفیت قابل تحویل تأثیر می‌گذارد. به همین دلیل است که هنگام برنامه‌ریزی منابع پروژه خود تمرکز بر روی تیم بسیار مهم است.

مدیریت منابع پروژه شامل چه مواردی است؟

۱· برنامه‌ریزی مدیریت منابع شامل سندی است که منابع پروژه را تعریف می‌کند. معمولاً این طرح به مدیریت منابع انسانی اختصاص دارد. این طرح، نقش‌ها در یک تیم پروژه و الزامات نقش و نحوه کاربرد آنها در پروژه را تعیین می‌کند.

۲· برآورد منابع فعالیت تضمین می‌کند که شما تمام منابع را برای انجام پروژه در دسترس دارید.

۳· اکتساب منابع در مورد به دست آوردن منابع مورد نیاز برای پروژه است.

۴· توسعه تیم به این معنی است که در صورت لزوم آموزش‌های لازم را به تیم خود ارائه می‌دهید. همچنین شامل تیم سازی برای ایجاد تعامل قوی بین اعضای تیم است.

۵· مدیریت تیم فرآیند نظارت و کمک به تیم شما برای ارائه محصولات با کیفیت است.

۶· کنترل منابع در مورد نظارت و ارزیابی نحوه مصرف منابع است. همچنین نحوه تعامل تیم شما در طول پروژه را پوشش می‌دهد.

• آموزش اصول مدیریت — کلیک کنید

مدیریت ارتباطات پروژه

هنگامی که طرح پروژه خود را توسعه می‌دهید، باید خط مشی در مورد نحوه ارتباط ذینفعان پروژه در طول اجرای پروژه و در صورت تغییر آن ایجاد کنید. ایجاد قوانین ارتباطی برای ذینفعان مهم است تا به محض ظاهر شدن مسائل غیرقابل پیش‌بینی، سریعاً در تماس باشند.

برای ارتباط موفق پروژه، مدیر پروژه باید چه فعالیت‌هایی را انجام دهد؟

۱· برنامه‌ریزی مدیریت ارتباطات. توسعه این طرح مستلزم تعریف الزامات ارتباطی است؛ از جمله اینکه: هر چند وقت یکبار و چه زمانی جلسه برگزار شود، از چه نوع وسایل ارتباطی برای تعامل روزانه استفاده شود، اقدامات ارتباطی در صورت بروز مسائل پیش‌بینی نشده انجام شود.

۲· مدیریت ارتباطات مستلزم اجرای یک برنامه مدیریت ارتباطات است.

۳· نظارت بر ارتباطات شامل نظارت و بازنگری در نحوه اجرای طرح ارتباطی است.

مدیریت ریسک پروژه

خطرات پروژه اغلب پنهان هستند و با یک نگاه قابل مشاهده نیستند. به همین دلیل است که برای اطمینان از اجرای موفق پروژه و به حداقل رساندن مسائل غیرمنتظره، مدیران پروژه باید تجزیه و تحلیل عمیقی از خطرات احتمالی انجام دهند.

برای برآورد موفقیت‌آمیز ریسک‌های پروژه، یک مدیر پروژه باید چه کاری را انجام دهد؟

۱· برنامه‌ریزی مدیریت ریسک شامل ایجاد یک برنامه مدیریت ریسک است که نحوه طبقه‌بندی و اولویت‌بندی ریسک‌های احتمالی را توضیح می‌دهد.

۲· شناسایی ریسک به این معناست که مدیر پروژه باید ریسک‌های پروژه را شناسایی کند و آنها را برای نظارت و پیشگیری از وقوع ثبت کنند.

۳· تجزیه و تحلیل کیفی ریسک به معنای طبقه‌بندی و دسته‌بندی ریسک‌ها بر اساس احتمال وقوع و تأثیر آنهاست.

۴· تجزیه و تحلیل کمی ریسک شامل تخمین ریسک‌ها با اعداد و نحوه تأثیر آنها بر هر جنبه پروژه مانند بودجه، تیم، جدول زمانی و غیره است.

۵· برنامه‌ریزی واکنش به ریسک روشی است که در مورد نحوه واکنش در صورت بروز خطرات بزرگ مشخص شده است.

۶· پاسخ به ریسک در مورد اجرای مراحل برنامه‌ریزی شده در واکنش به ریسک است.

۷· نظارت بر ریسک‌ها نظارت بر توسعه پروژه و ارزیابی وقوع خطرات است. اگر خطرات قدیمی یا غیرمرتبط شدند، می‌توانید آنها را از فهرست ریسک حذف کنید.

مدیریت تدارکات پروژه

برای سرعت بخشیدن به توسعه پروژه یا درگیر کردن متخصصان خاص، هر پروژه‌ای نیاز به خرید پیمانکاران فرعی خارجی ندارد. با این حال، اگر احساس می‌کنید نیاز به اضافه کردن نیروی کار اضافی به پروژه دارید، به مجموعه‌ای از مراحل واضح و روشن در مورد نحوه انجام آن نیاز خواهید داشت، که در اینصورت امکان فراتر رفتن از بودجه یا محدودیت‌های زمانی را به حداقل می‌رساند. این کار پروژه شما را در محدوده طرح پروژه نگه می‌دارد.

برای تدارکات اثربخش پروژه، مدیر پروژه چه فعالیت‌های را باید انجام دهد؟

۱· برنامه‌ریزی مدیریت تدارکات به تعریف نیازهای پروژه کمک می‌کند و پارامترهایی را برای استخدام متخصصان اضافی تعیین می‌کند.

۲· انجام تدارکات شامل فرآیند جستجو و استخدام یک کارمند یا یک شرکت است. این مرحله همچنین مشخص می‌کند که تحت چه شرایطی بخشی از کار خود را برون سپاری می‌کنید و طرف مسئول باید چه الزامات پروژه را برآورده کند.

۳· کنترل تدارکات به معنای مدیریت و نظارت بر قراردادها و اطلاع طرفین در صورت تغییر پروژه است.

مدیریت سهامداران پروژه

مدیریت ذینفعان بخش اساسی هر پروژه است. آنها پروژه را آغاز می‌کنند، نیازهای محصول را شناسایی می‌کنند، فرآیندهای پروژه را مدل می‌کنند، نتایج پروژه را برآورد می‌کنند و موفقیت پروژه را اعلام می‌نمایند. هر یک از ذینفعان مجموعه‌ای از وظایف را در یک پروژه دارند. بنابراین، یک مدیر پروژه باید نقش‌ها و مسئولیت‌های خود را مشخص کند.

تعیین قوانین برای ذینفعان بسیار مهم است تا آنها به طور مؤثر تعامل داشته باشند و به توسعه موفق پروژه ارزش بخشند.

یک مدیر پروژه باید چه فعالیت‌هایی را انجام دهد؟

۱· شناسایی ذینفعان یکی از اولین گام‌هایی است که برای شروع یک پروژه انجام می‌شود. ذینفعان پروژه و نقش آنها معمولاً در یکی از اولین اسناد پروژه - ثبت سهامداران - مشخص می‌شود.

۲· برنامه‌ریزی مشارکت ذینفعان در مورد تهیه فهرستی از ذینفعان و برآورد تأثیر آنها بر پروژه، نقش‌ها و مسئولیت‌های آنها است.

۳· مدیریت تعامل با ذینفعان شامل شناسایی و برآوردن انتظارات ذینفعان است. به عنوان مثال، اگر آنها ابزار کافی برای انجام بخش‌هایی از پروژه را داشته باشند، با چه مشکلاتی در پروژه ممکن است در آینده مواجه شوند و موارد دیگر.

۴· نظارت بر تعامل ذینفعان در مورد نظارت بر برآورده شدن نیازهای ذینفعان و آنچه در آینده ممکن است نیاز داشته باشند، است.

حوزه‌های دانش مدیریت پروژه فرآیند پروژه را در گروه‌های منطقی دسته‌بندی می‌کند و انتخاب آنها را برای یک پروژه تسهیل می‌بخشد. به عنوان یک مدیر پروژه، لازم نیست همه آنها را انتخاب کنید. تعداد فرآیندهایی که انتخاب می‌کنید به ویژگی‌های هر پروژه بستگی دارد. فرایندها را می‌توان بر اساس محدوده پروژه، بودجه، زمان، منابع درگیر و عوامل دیگر تعیین کرد. با سایت فرادرس می‌توانید آموزش‌های لازم را برای حوزه‌های دانش مدیریت پروژه خود و انتخاب مناسب فرایندها با دانش کافی داشته باشید و به نتایج موفقیت‌آمیزی در پروژه خود دست پیدا کنید.

• آموزش مدیریت سیستمی — کلیک کنید